tendencias21. Se empieza a extender el uso de
aplicaciones informáticas que potencian estas redes. Cada empleado de una gran
empresa maneja una serie de contactos que pueden ser muy beneficiosos para
algún otro compañero en determinado momento o en un proyecto en concreto. Hasta
ahora, el intercambio de esos contactos era muy complicado o muy rudimentario,
por lo que, en muchas ocasiones, un contacto valioso podría pasar
desapercibido. Poco a poco, las empresas van incorporando sistemas informáticos
de gestión que ponen a disposición de toda la empresa una red social de
contactos, permitiendo a cada empleado seleccionar aquel contacto que mejor se
adapte al trabajo que está llevando a cabo. El aprovechamiento de la red de
contactos termina por repercutir positivamente en la gestión de los proyectos y
de los clientes, influyendo, de igual modo, en la cuenta de resultados. Por
Raúl Morales.

Las grandes empresas empiezan a usar
ya sistemas informáticos de gestión de contactos que permiten a sus
trabajadores compartir sus “tarjeteros” para que todos dentro de la
organización se puedan beneficiar de esa red social para afrontar un
determinado proyecto. Las firmas de abogados y las consultoras son pioneras en
la explotación de estos sistemas.

Hoy en día, las mejores empresas conocen la manera más efectiva para hacer
crecer sus ingresos: desarrollar relaciones estrechas con sus clientes,
actuales o potenciales. Los empleados de estas empresas construyen con tesón
relaciones con sus clientes. Ahora bien, ¿cómo se relacionan los empleados entre
sí? ¿Cómo se saca partido de los contactos que cada empleado hace?

Muchas empresas todavía usan envíos de correo electrónico masivos para hacer un
“quién es quién” dentro de la organización, un sistema que la mayor parte de la
plantilla suele pasar por alto, perdiendo otra oportunidad para contactar con
gente valiosa.

Hace unos cinco años, esta tendencia ha empezado a revertirse, y muchas
empresas ya se han dado cuenta que es muy beneficioso usar aplicaciones
informáticas de redes sociales corporativas para intercambiar contactos de
clientes internamente. En concreto, usan soluciones llamadas “sistemas de
gestión de relaciones en la empresa”.

Estos sistemas localizan los potenciales contactos de manera automática. Las
relaciones más fuertes son identificadas, y después el buscador de contactos
localiza a un compañero y facilita la conexión personal con él.

Cuanto más crece una empresa, más poderosa se hace la red de relaciones
profesionales. El reto en las grandes empresas es, entonces, saber usar ese
potencial de una manera efectiva.

Las mejores relaciones

Como recoge un artículo
publicado por Ecommerce Times, los grande bufetes de abogados o las empresas
consultoras, con cientos de trabajadores dispersos por todo el mundo, se han
dado cuenta de lo beneficioso que es incrementar el uso de aplicaciones
informáticas de redes sociales para funcionar como un único equipo de trabajo y
para dirigir el desarrollo de su negocio sacando todo el partido a sus
empleados, esté estos donde estén.

Un buen ejemplo es la firma Squire, Sanders & Dempsey, un bufete global que
tiene contratados a 800 abogados en 30 oficinas repartidas por 14 países. Esta
empresa adoptó un sistema de gestión de relaciones en 2006. Rápidamente, el
sistema catalogó más de 850.000 relaciones individuales de 30.000 empresas en
todo el mundo. De esta manera, esta firma puede encontrar las mejores
relaciones posibles para cada una oportunidad de negocio que surja.

¿Cómo funcionan estos sistemas? Lo que hacen básicamente es analizar los datos
corporativos internos, incluyendo el CRM (Costumer Relationships Management),
los libros de direcciones, las citas en el calendario o los e-mails. Después,
compila y administra el mapa de las redes de relaciones de toda la empresa.
Todo ello de manera automática.

Teniendo un sistema de gestión de relaciones, la búsqueda de contactos es
instantánea y visible, fácilmente comprensible. Sin la participación de estos
sistemas se corre el peligro de perder relaciones importantes para un
determinado proyecto.

El CRM no soluciona este problema tan común, ya que, por ejemplo, nueva de cada
diez conversaciones de correo electrónico con contactos nunca se introducen en
un CRM.

Medir cada relación

Otra de las funcionalidades de estos sistemas de relaciones que poco a poco se
van imponiendo es que son capaces de clasificar la fuerza de cada relación
usando decenas de variables, como la interacción más reciente con el contacto o
la frecuencia de dichas interacciones. Por ejemplo, si un ejecutivo ha hablado
con cierto contacto el día de ayer, el sistema “puntuará” a ese contacto por
encima de otro con quien se tuvo una comunicación hace doce meses.

Está demostrada la utilidad de estos sistemas, pero cuanto más se extiende su
uso, surgen nuevos problemas, como el de la privacidad. Así, la información de
contacto privados nunca es revelada. El usuario tiene un control total sobre la
privacidad y la seguridad de su sistema, pudiéndolo adaptar a la cultura de
cada empresa. Asimismo, las configuraciones de privacidad pueden ser elegidas
para que puedan cumplir las leyes de cada país o región.

La adopción de este nuevo tipo de herramientas no es difícil. Pueden ser
lanzadas a toda la organización por correo electrónico, y lo normal es que no
requieran formación de ningún tipo. Los usuarios acceden al sistema con un
sistema de búsqueda fácil e intuitivo, muy en la línea de Google.

Su instalación no requiere más que unas horas y su lanzamiento no suele
demorarse más de un mes. El sistema se integra con la Intranet o los sistemas
de correo electrónico y CRM.