Emprende Futuro

Si el trabajo, como descubrió Fernando Flores, consiste básicamente en comunicarse, y no en informar sino en conversar, en constituir y coordinar redes de conversaciones, las reuniones debieran ser una práctica central en las organizaciones.

Se trata entonces de determinar en qué consisten estas conversaciones, en qué debieran consistir las reuniones y cómo aprender a tenerlas de modo efectivo.

Debe haber muchos tipos de reuniones, como tipos de conversaciones hay. De reflexión, de diseño, de negociación, de ventas, de evaluación o de coordinación. Por esta vez nos concentraremos en las reuniones de coordinación del equipo.

En Inventando la Empresa del Siglo XXI, Flores establece dos tipos básicos de conversación: conversaciones para inventar posibilidades y conversaciones para la acción. Seguro que una conversación de posibilidades tendrá algo de conversación para la acción y una conversación para la acción algo tendrá de invención de posibilidades, pero el propósito central de las primeras es especular en busca de posibilidades, es lo que en el fondo consiste en pensar o diseñar. Las conversaciones para la acción son conversaciones en que esos diseños se ejecutan, se llevan a la práctica, se declaran, se comprometen, se evalúan. Fernando Flores, en Creando Organizaciones para el Futuro, introduce la noción de negocio y cliente, donde lo anterior se orienta como propósito básico a crear valor y producir satisfacción, en ambientes de negocio.

Reuniones de coordinación del equipo

Las reuniones de coordinación si son diseñadas en la óptica de producir valor a un cliente, a partir de contraer y coordinar promesas, seguro que son muy valiosas y necesarias para hacer más efectivo y feliz a un equipo.

* Alinear con un foco: un propósito central de las reuniones es alinearse en torno de un horizonte común para el equipo, dictado por los intereses del líder del equipo, el entorno y los intereses del equipo. La reunión ayuda a sintonizar propósitos, prioridades, el ánimo necesario. Todo esto lo necesita el equipo y también el jefe del equipo. Normalmente, un equipo moviliza proyectos que hay que alinear y coordinar.

* Empatizar en las preocupaciones del equipo: es clave saber en qué andan los otros integrantes del equipo, como sus preocupaciones personales, profesionales, urgencias, dificultades, propósitos nuevos. Eso ayuda en momentos de emergencias o crisis a contar unos con otros.

* Establecer y evaluar los compromisos: pedidos, promesas y ofertas: la materia central de la reunión de coordinación es contraer, coordinar y evaluar promesas, en todas las direcciones necesarias, no sólo de subalternos a jefe, sino que a la inversa también y especialmente entre pares. Eso fortalece al equipo, es un equipo como red de colaboración. El desafío es no sólo ser disponibles para recibir pedidos y cumplir las promesas, sino que principalmente tener iniciativas de ofertas que aporten valores nuevos al equipo.

* Pensar en equipo: cuatro cabezas piensan mejor que una, cuando hay confianza. Tener sentido de contexto del trabajo que cada uno realiza y cómo se relaciona y afecta al de los otros. Todo esto ayuda una reunión periódica de conversación de contextos, de plantear problemas, pedirse y ofrecer mutua ayuda, reemplazar, hacer posta.

* Aprender cruzado: lo mismo ocurre al analizar logros o fracasos, dificultades, nuevos proyectos. Si se hace en el equipo, todos aprenden de todos. Evaluar el cumplimiento e incumplimiento de promesas de avance de cada integrante del equipo es una inmejorable fuente de aprendizaje colectivo en el equipo.

* Confianza: algo que mejora cunado los equipos se reúnen periódicamente con estos propósitos es la confianza, como posibilidad de contar con los otros, ganas de estar, apertura a pedir ayuda y a darla. Como toda la reunión, instalar la confianza en un proceso que toma algún tiempo al inicio, pero que da frutos en efectividad y satisfacción para los integrantes del equipo.

La primera promesa a cumplir en una reunión de coordinación es la promesa de su hora de inicio y de término. Desde ahí comienzan a recuperar el prestigio las reuniones, podemos tener muchas reuniones, breves, efectivas y entretenidas.